Politique de confidentialité

Responsable du traitement

Responsable du traitement décrit ici : [à compléter par l’exploitant : raison sociale, adresse du siège, e-mail de contact].

Données traitées

Une partie peut constituer des données sensibles au sens de l’art. 5 let. c LPD, par exemple des données relatives à des procédures administratives (comme une procédure d’autorisation de séjour), à l’aide sociale ou des informations de santé contenues dans un document téléversé. Civena ne traite ces données que pour fournir le service demandé.

• Données de compte : adresse e-mail, langue, informations de connexion.
• Profil administratif : canton, commune, statut de séjour et type de permis, groupe de nationalité, état civil, ménage, situation professionnelle, possession d’un véhicule ou d’un bien immobilier – uniquement ce que vous indiquez ou confirmez.
• Dossiers et démarches : événements suivis, échéances, notes et numéros de référence saisis.
• Documents téléversés et informations qui en sont extraites.
• Vos messages à Civena et les réponses de Civena.
• Données techniques et d’utilisation : journaux de sécurité, journaux d’erreurs sans contenu et – uniquement avec votre consentement – statistiques d’utilisation respectueuses de la vie privée.

Finalités

• Déterminer et expliquer les démarches administratives qui vous concernent.
• Suivre dossiers, échéances et rappels.
• Conserver et interpréter les documents téléversés.
• Exploiter, sécuriser et améliorer le service ; prévenir les abus.
• Facturer les offres payantes.
• Répondre aux demandes de support.

Consentement

L’interprétation assistée par IA de vos messages et documents ainsi que les statistiques d’utilisation reposent sur vos choix à l’inscription, modifiables à tout moment dans les paramètres. Sans consentement à l’IA, Civena fonctionne avec son moteur de règles et ses formulaires.

Destinataires et sous-traitants

Civena fait appel aux prestataires suivants en tant que sous-traitants, contractuellement tenus de ne traiter les données que selon ses instructions :

• Supabase – base de données, authentification et stockage privé de fichiers.
• Anthropic – modèles de langage d’IA pour interpréter questions et documents.
• Stripe – traitement des paiements pour les offres payantes.
• PostHog (hébergement UE) – statistiques d’utilisation, uniquement avec consentement.
• Resend – envoi d’e-mails tels que rappels et liens de connexion.

Communication à l’étranger

Certains sous-traitants sont établis aux États-Unis ou y accèdent aux données. Selon l’annexe 1 de l’ordonnance sur la protection des données, les États-Unis n’offrent un niveau de protection adéquat que pour les organisations certifiées selon le Swiss-US Data Privacy Framework. Si un destinataire n’est pas certifié, Civena s’appuie sur les clauses contractuelles types reconnues par le PFPDT (art. 16 al. 2 LPD). Régions d’hébergement : [à compléter par l’exploitant].

Traitement par l’IA

Avant tout envoi à un fournisseur d’IA, les identifiants directs inutiles au modèle – numéros AVS, IBAN, numéros de carte, e-mails, téléphones – sont retirés. Civena n’utilise pas vos données pour entraîner des modèles d’IA. Conditions contractuelles des fournisseurs d’IA concernant l’entraînement et la conservation : [à confirmer par l’exploitant avant le lancement].

Traitement automatisé

Civena compare les informations de votre profil avec des règles administratives pour indiquer les démarches possibles. Il en résulte des recommandations, non des décisions produisant des effets juridiques ; les décisions vous appartiennent, ainsi qu’aux autorités compétentes.

Durée de conservation

• Compte, profil, dossiers et messages : jusqu’à leur suppression ou celle de votre compte.
• Documents : jusqu’à leur suppression ou jusqu’à la durée choisie dans les paramètres.
• Journaux de sécurité et d’utilisation (sans contenu) : jusqu’à 12 mois.
• Pièces comptables : aussi longtemps que le droit suisse l’exige (en général 10 ans).

Vos droits

Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement et leur remise dans un format électronique courant, et vous opposer au traitement. L’essentiel est disponible directement dans les paramètres (export, suppression, consentements) ; sinon, contactez-nous via la page d’aide.

Sécurité et violations

Civena protège les données par un contrôle d’accès au niveau de la base de données, le chiffrement des transferts, un stockage privé et la journalisation. Si une violation de la sécurité des données entraîne vraisemblablement un risque élevé pour vous, Civena l’annonce dans les meilleurs délais au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) et vous informe si nécessaire.

Modifications

Nous adaptons cette déclaration lorsque le traitement change. La date ci-dessous indique la version en vigueur.