Datenschutzerklärung

Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die hier beschriebene Bearbeitung: [vom Betreiber zu ergänzen: Name der juristischen Person, Sitzadresse, Kontakt-E-Mail].

Bearbeitete Daten

Ein Teil davon kann besonders schützenswerte Personendaten im Sinne von Art. 5 Bst. c DSG umfassen, etwa Daten über verwaltungsrechtliche Verfahren (z. B. Bewilligungsverfahren), Sozialhilfe oder Gesundheitsangaben in einem hochgeladenen Dokument. Civena bearbeitet solche Daten nur zur Erbringung des von Ihnen gewünschten Dienstes.

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Sprache, Anmeldeinformationen.
• Verwaltungsprofil: Kanton, Gemeinde, Aufenthaltsstatus und Bewilligungsart, Staatsangehörigkeitsgruppe, Zivilstand, Haushalt, Erwerbssituation, Fahrzeug- oder Grundeigentum – nur Angaben, die Sie machen oder bestätigen.
• Fälle und Aufgaben: verfolgte Lebensereignisse, Fristen, Notizen und erfasste Referenznummern.
• Hochgeladene Dokumente und daraus extrahierte Informationen.
• Ihre Nachrichten an Civena und die Antworten von Civena.
• Technische und Nutzungsdaten: Sicherheitsprotokolle, Fehlerprotokolle ohne Inhalte und – nur mit Ihrer Einwilligung – datenschutzfreundliche Nutzungsstatistiken.

Zwecke

• Ermitteln und Erklären der für Sie geltenden Verwaltungsverfahren.
• Verfolgen von Fällen, Fristen und Erinnerungen.
• Speichern und Auslegen hochgeladener Dokumente.
• Betrieb, Sicherheit und Verbesserung des Dienstes; Missbrauchsverhinderung.
• Abrechnung kostenpflichtiger Angebote.
• Beantwortung von Supportanfragen.

Einwilligung

Die KI-gestützte Auslegung Ihrer Nachrichten und Dokumente sowie Nutzungsstatistiken beruhen auf Ihrer Wahl bei der Registrierung, die Sie jederzeit in den Einstellungen ändern können. Ohne KI-Einwilligung funktioniert Civena weiterhin mit Regel-Engine und Formularen.

Empfänger und Auftragsbearbeiter

Civena setzt folgende Dienstleister als Auftragsbearbeiter ein, die vertraglich verpflichtet sind, Daten nur nach Weisung von Civena zu bearbeiten:

• Supabase – Datenbank, Authentifizierung und privater Dateispeicher.
• Anthropic – KI-Sprachmodelle zur Auslegung von Fragen und Dokumenten.
• Stripe – Zahlungsabwicklung für kostenpflichtige Angebote.
• PostHog (Hosting in der EU) – Nutzungsstatistiken, nur mit Einwilligung.
• Resend – Versand von E-Mails wie Erinnerungen und Anmeldelinks.

Bekanntgabe ins Ausland

Einige Auftragsbearbeiter haben ihren Sitz in den USA oder greifen von dort auf Daten zu. Gemäss Anhang 1 der Datenschutzverordnung gewährleisten die USA einen angemessenen Schutz nur für Organisationen, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Ist ein Empfänger nicht zertifiziert, stützt sich Civena auf die vom EDÖB anerkannten Standardvertragsklauseln (Art. 16 Abs. 2 DSG). Hosting-Regionen: [vom Betreiber zu ergänzen].

KI-Bearbeitung

Bevor Text an einen KI-Anbieter geht, werden direkte Kennungen entfernt, die das Modell nicht braucht – AHV-Nummern, IBAN, Kartennummern, E-Mail-Adressen, Telefonnummern. Civena verwendet Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen. Vertragliche Bedingungen der KI-Anbieter zu Training und Aufbewahrung: [vom Betreiber vor dem Start zu bestätigen].

Automatisierte Bearbeitung

Civena vergleicht die Angaben in Ihrem Profil mit Verwaltungsregeln, um mögliche Verfahren anzuzeigen. Daraus entstehen Empfehlungen, keine Entscheide mit Rechtswirkung für Sie; die Entscheide treffen Sie und die zuständigen Behörden.

Aufbewahrung

• Konto, Profil, Fälle und Nachrichten: bis Sie sie oder Ihr Konto löschen.
• Dokumente: bis Sie sie löschen oder bis zur in den Einstellungen gewählten Aufbewahrungsdauer.
• Sicherheits- und Nutzungsprotokolle (ohne Inhalte): bis zu 12 Monate.
• Abrechnungsunterlagen: solange das Schweizer Recht es verlangt (für Geschäftsbücher in der Regel 10 Jahre).

Ihre Rechte

Sie können Auskunft, Berichtigung, Löschung und die Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen elektronischen Format verlangen sowie der Bearbeitung widersprechen. Vieles davon steht direkt in den Einstellungen zur Verfügung (Export, Löschung, Einwilligungen); andernfalls kontaktieren Sie uns über die Hilfeseite.

Sicherheit und Verletzungen

Civena schützt Daten durch Zugriffskontrolle auf Datenbankebene, verschlüsselte Übertragung, privaten Speicher und Protokollierung. Führt eine Verletzung der Datensicherheit voraussichtlich zu einem hohen Risiko für Sie, meldet Civena dies so rasch als möglich dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) und informiert Sie, wo nötig.

Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Bearbeitung ändert. Das Datum unten zeigt die aktuelle Fassung.